Для комфортной и продуктивной работы нужна своя атмосфера. От того насколько уверенно и свободно чувствуют себя сотрудники зависит работа всей компании. Вопрос организации такого пространства стоит перед руководителем. Сегодня представлен большой выбор офисных помещений, которые сдаются в аренду, поэтому легко подобрать себе удобный и просторный вариант.
На что обратить внимание, если вы планируете быстрый, оперативный переезд?
Перед руководителем встает вопрос, в какой день недели лучше организовать переезд. Если в выходные дни, то придется отказаться от помощи подчиненных либо оплатить им за сверхурочное время. Переезд в будние дни тоже не самый хороший вариант. Это помешает всей работе.
Однако если вы хотите привлечь к сбору документов посторонних – шаг достаточно рискованный. Бумаги, отчетность, личные дела – это все закрытая информация. В итоге, сбор и упаковку документов нужно будет поручить подчиненным. Вот только согласятся ли они делать это, оставаясь после работы или в свой выходной?
Спланировать быстрый переезд сложно, но вполне осуществимо. Его можно организовать своими силами или же обратиться к помощи компании, специализирующейся по переезду офиса.
Более подробно об этом можно узнать в интернете. Например, на данной странице у вас есть возможность ознакомиться с тем, как проводится переезд в Воронеже http://pereezd-voronezh.ru/ либо на другом ресурсе по вашему желанию.
Как спланировать офисный переезд?
Выделите на подготовку к переезду примерно месяц. Обратите свое особое внимание на эти пункты:
1. Составьте план управления. Назначьте нескольких сотрудников, отвечающих за конкретные действия, выберите координатора всего процесса, а также определите главные, первостепенные задачи и бюджет. На сайте следует объявить клиентам о том, что вы планируете переезд. Укажите нерабочие дни и адрес нового офиса.
2. Определитесь с транспортной компанией и заключите договор. Помимо погрузки и выгрузки определите, какие у вас могут быть еще поручения к перевозчику. Это может быть сборка мебели, подключение коммуникаций, уборка.
3. Сделайте список всего имущества. Он поможет избежать путаницы при самостоятельном переезде и понадобится, если вы привлечете транспортную компанию. В течение месяца избавьтесь от лишних, пришедших в негодность вещей. Так вы сэкономите деньги и время на перевозку ненужных вещей.
4. Разработайте план нового офиса. В него входит расположение рабочих мест, где будет стоять мебель, техника и т.д.
5. Купите упаковочный материал и коробки. Для техники подойдет пузырчатая пленка и картон. Упакуйте все личные вещи и промаркируйте коробки стикерами.
6. Отключите все компьютеры и технику. Это делает сисадмином.
7. Подготовьте пропуска для сотрудников, если в них есть необходимость. Предоставьте руководству или охране нового офиса список машин с номерами, которые обеспечивают вам переезд. Это не вызовет лишних заминок, если на новом месте действует пропускная система.
8. После переезда организуйте ревизию.
Срочный переезд офиса и выбор перевозчика
Выбор перевозчика зависит от бюджета и размеров компании. На рынке услуг вы найдете множество предложений, поэтому обратите внимание на опыт и отзывы. Узнайте о скидках и есть ли в компании собственные грузовые автомобили.
Плюсы услуги:
1. Компания берет на себя все работы по переезду.
2. Вся мебель, техника будут застрахованы в случае повреждения.
3. Перевозчик может предоставить весь упаковочный материал и коробки.
Если у компании нет достаточного бюджета, руководителю нужно провести мониторинг всех предложений на рынке и узнать об акциях и скидках. Также обратите внимание на список услуг, стоимость некоторых позиций может быть завышена. В этом случае лучше отказаться от этих пунктов и привлечь свои силы. Например, не брать у компании-перевозчика упаковочный материал, закупить в строительном магазине.
Офисный переезд своими силами
В первую очередь, это поможет вам сэкономить. Во вторую – так вы можете сплотить весь коллектив. В небольшой компании во время переезда каждый почувствует, что в нем и в его помощи нуждаются. Уже на новом месте, вы сможете отметить дружным коллективом такую важную перемену в жизни компании.
Что в этом случае нужно сделать?
1. Избавится от всего ненужного. Продайте, выбросьте, оставьте на прежнем месте.
2. Дайте задание каждому сотруднику и назначьте главного.
3. После упаковки всех вещей, промаркируйте коробки, чтобы ничего не потерять. Складывайте все рационально: документы к документам, награды к наградам и т.д. Все, что принесено из дома, попросите сотрудников унести обратно. Провода от оргтехники положите в коробку с техникой. Так, на новом месте вам не придется их искать и распутывать.
4. Перевозка мебели: в собранном или разобранном виде. Если перевозите разобранной, то лучше вызвать специалиста. Он все правильно разберет и упакует. В этом случае оплачивается каждая единица в отдельности. Если везете в собранном виде, снимите стекла со шкафов и отдельно оберните картоном. Ящики тумбочки заклейте лентой и оберните плотной упаковкой. Стулья оберните полиэтиленом и подпишите.
5. Закажите услугу перевозки с грузчиками. Если мебели много, закажите несколько машин. С грузчиками должен поехать сотрудник, который проследит, чтобы не было повреждения имущества при перевозке и во время разгрузки.
Важно! Учтите, если на дороге вы попадете в пробку, вам придется доплачивать за «простои».
6. Чтобы не повредить полы при перевозке, постелите картон.
7. Не забудьте провести уборку старого офиса.
Самостоятельный переезд сэкономит ваш бюджет. Однако вы будете вынуждены заниматься им от и до. Поэтому заранее подготовьтесь к нему и все как следует распланируйте. После разгрузки имущества расставьте все по местам, вынесите упаковочный мусор, сделайте уборку.
Мы рассмотрели переезд офиса в двух вариантах: вы все делаете сами; вы вызываете компанию-перевозчика. Выбирайте тот, который подойдет именно вашей компании. Для небольшой подойдет первый вариант, а для компании, у которой несколько помещений, много техники и работу сотрудников никак нельзя приостановить подойдет второй. Легкого вам переезда!
