Публичные выступления позволяют наладить диалог с большим количеством людей, объединенных общими интересами. Особенно популярны в этом плане конференции. Они проводятся в различных сферах, помогают выработать определенную стратегию в остром вопросе, изучить новую информацию или предложить для решения крупную проблему.
Хорошо организованное мероприятие способно принести большую пользу и поднять престиж компании. Для этого необходимо четко представлять, как провести конференцию, какие сопутствующие материалы для нее понадобятся и каким образом правильно рассчитать время для доклада и презентации.
Виды и формы конференций
Первоначально словом «конференция» в Древнем Риме называли собрание почетных и уважаемых граждан, представителей знати. Позже название стало расхожим. Постепенно к нему привыкли и чтобы сузить сферу, стали прибавлять обозначения, например, научно-техническая или педагогическая. Помимо направленности они подразделяются по территориальному признаку и бывают:
- районные;
- областные;
- региональные;
- международные.
Перечень можно продолжить, но чем крупнее масштаб, тем сложнее задача организации мероприятия. Часто компании прибегают к помощи профессиональных организаторов, поручая им проведение конференций и других массовых собраний.
Более подробную информацию об этом можно получить в интернете. Например, на данной странице у вас есть возможность ознакомиться с тем, что представляют из себя event организации в Геленджике http://gelendzhik.forwind.ru/ либо на другом ресурсе по вашему желанию.
С каждым годом задача усложняется, поскольку охватывается все большее количество слушателей, охотно участвующих во всеобщем обсуждении.
Если раньше требовалось личное присутствие всех участников, то с развитием информационных технологией стало возможным проведение не только очных и заочных конференций, но и интернет-форумов.
Как подготовить конференцию
Мероприятия такого масштаба требуют пошаговой планировки и соблюдения строгой очередности в реализации всех пунктов. Малейшая неточность может свести к нулю самые тщательные приготовления. Обычно, конференция состоит из нескольких частей:
- 1 доклада или нескольких выступлений по теме;
- презентации, наглядно дополняющей сказанное;
- времени для обсуждения информации и ответов на вопросы.
Нужно четко представлять, как организовать конференцию, начиная от встречи гостей, если ожидаются представители из другого региона и заканчивая наличием лазерной указки для комментариев к презентации. Кроме этого, если направленность научная, то следует заранее подготовить и распространить основные тезисы.
Оповещение о предстоящем мероприятии проводится заранее через объявления на стендах, рассылкой электронных приглашений, через средства массовой информации.
План работы по подготовке мероприятия
Лучше, когда организацией занимается специалист, но если выпала честь самостоятельно подготовить конференцию, то стоит воспользоваться советами профессионалов.
Прежде всего, нужно определить цель конференции, ее направленность и желаемый результат. Чтобы достичь поставленной цели, она должна быть реальна, измерима и ограничена во времени. На основании этого подбирается эффектное название, привлекающее внимание целевой аудитории. Оно должно кратко уведомлять о теме и приглашать к ее обсуждению.
Проработка списка приглашенных даст уверенность в том, что на мероприятии соберутся люди, которым действительно интересна и полезна заявленная тема. Некоторое количество случайных посетителей обязательно будет, особенно, если мероприятие открытое. Но в случае приглашения определенного круга сохранится уверенность в успехе доклада и надежда на интересные идеи во время обсуждения.
Особое значение имеет время и место проведения конференции. В случае, когда планируется закрытое офисное собрание коллег, то ситуация понятна. При более масштабном проекте следует помнить, что от первого впечатления зависит большая часть успеха.
Обязательно должна быть программа, в ней прописывается порядок выступлений, названия подразделов, если мероприятие имеет регламент по времени, то отмечаются временные рамки для докладчиков.
Регламент проведения
Чтобы собрание не превратилось в стихийный «базар», следует выделить сотрудника на роль распорядителя, который отличается от организатора. Одному человеку добиться хорошего результата очень трудно. Между собой они должны четко договориться, о том, как проводится конференция. Задача распорядителя заключается в информировании всех заинтересованных участников о порядке выступления или начале обсуждения.
Роль организатора — вовремя подготовить необходимые материалы, проследить за работой мультимедийной системы и другой аппаратуры, заменить вышедшее из строя или найти потерянный конспект. В списке необходимых вещей у распорядителя обязательно должны присутствовать план мероприятия, ручка и блокнот, раздаточные материалы, папки с документами. Также необходимо удостовериться том, что на трибуне есть стаканчик и вода, в зоне досягаемости докладчика необходимые наглядные пособия или образцы.
Для более крупных конференций необходимо привлечь еще несколько человек в качестве помощников, четко распределив между ними обязанности, заранее проверить качество освещения в помещении и наличие запасных стульев для внеплановых гостей мероприятия.
Начинается собрание торжественным открытием с объявлением темы и предоставлением вступительного слова председателю или членам комиссии. Завершается подведением итогов либо упоминается о возможности дальнейшего обсуждения на следующей конференции.
Очень важно, чтобы мероприятие не прошло бесследно для широкой публики, особенно если обсуждаются животрепещущие темы. Поэтому необходимо заранее позаботиться о присутствии представителей прессы либо телевидения, подготовить короткий описательный текст, несколько тезисов и заготовки ответов на самые часто задаваемые вопросы по теме.
Если подойти к делу ответственно и соблюдать рекомендации, даже тот кто не знает, как делать конференцию, сможет организовать достойное мероприятие.
